Tag Archives: Internal Audit

ISO 19011:2018 Perbedaan Utama dg Versi sebelumnya

Perbedaan ISO 9001:2018 dengan ISO 19011:2011

ISO 19011:2018, Penambahan pendekatan berbasis risiko pada prinsip-prinsip audit
• Pendekatan berbasis risiko: pendekatan audit yang mempertimbangkan risiko dan peluang
• Melakukan pengecekan / review terkait dengan risiko dan peluang baik itu yang terkait dengan Program audit, rencana audit, proses audit, proses pada auditee, dll
Perluasan panduan dalam mengelola program audit, termasuk risiko program audit.
• Program audit yang dibuat harus mempertimbangkan berbagai peluang dan risiko terkait dengan program, pelaksanaan program dan evaluasinya,
• Risiko terkait dengan program misalnya :
 Perencanaan yang tidak sesuai
 Sumber daya yang kurang memadai
 Pemilihan tim audit yang tidak kompeten
 Komunikasi antara auditor yang tidak lancar
 Pelaksanaan audit tidak sesuai jadwal
 Kontrol informasi yang terdokumentasi
 Tidak dilakukan Pemantauan, Peninjauan, dan Program meningkatkan program audit
 Tidak ada kerjasama antara pihak yang diaudit dan ketidak ketersediaan bukti untuk dijadikan sampel
• Peluang dalam Program audit
 memungkinkan beberapa audit dilakukan dalam satu kunjungan
 meminimalkan waktu dan jarak
 bepergian ke Lokasi Audit dengan lebih cepat
 menyesuaikan tingkat kompetensi tim audit dengan tingkat kompetensi yang dibutuhkan
 menyelaraskan tanggal audit dengan jadwal auditee.
 ketersediaan staf kunci auditee

Perluasan pedoman untuk melakukan audit, khususnya bagian tentang perencanaan audit
Pendekatan berbasis risiko untuk perencanaan Audit
 Risiko bagi Auditee : K3L, dan kualitas, dan produk, layanan, personel atau infrastrukturnya (mis. Kontaminasi dalam fasilitas kamar bersih).
 Risiko dari sisi Auditor : Kesalahan Jadwal, Kurang Komptensi, Kurang Orang, dsb
 Opportunity : Efektifitas , efisiensi.

Perluasan persyaratan kompetensi generik untuk auditor
• Generic knowledge and skills of management system auditors : Seorang auditor management system harus menguasai ketrampilan terkait hal hal sbb :
 Prinsip, proses, dan metode audit
 Standar sistem manajemen dan referensi lainnya
 Organisasi dan konteksnya
 Persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku dan persyaratan lainnya

Penghapusan lampiran yang memuat persyaratan kompetensi untuk mengaudit disiplin sistem manajemen spesifik (karena banyaknya standar sistem manajemen individual, tidaklah praktis untuk memasukkan persyaratan kompetensi untuk semua disiplin ilmu)

Perluasan Lampiran A untuk memberikan panduan tentang konsep audit (baru) seperti konteks organisasi, kepemimpinan dan komitmen, audit virtual, kepatuhan dan rantai pasokan

PERTANYAAN INTERNAL AUDIT ISO 9001:2015

Pertanyaan Internal  Audit ISO 9001:2015

PERTANYAAN INTERNAL AUDIT ISO 9001:2015

Banyak pertanyaan Internal Audit ISO 9001 :2015 dalam pelaksanaan internal audit, hanya kadang kita kurang memahami pola yang ada dalam typical pertanyaan internal audit, auditor biasanya menggunakan Pola PDCA dalam membuat pertanyaan seperti contoh pertanyaan pertanyaan di bawah ini :

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2015 PLAN

1. Jelaskan Konteks Organisasi dan Interested Party yang terkait dengan Departemen anda.
Pertanyaan ini bertujuan untuk memastikan bahwa organisasi atau departemen tersebut memahami konteks Organisasi yang terkait dengan
bagian atau departemennya, sehingga departemen atau organisasi sudah paham posisi organisasi/ departemen, serta sudah bersiap untuk mengantisipasi segala hal yang bisa menghambat performa organisasi ke depannya.

2. Risk / Opportunity apa saja yang ada di bagian/ Departemen Bapak/ Ibu ?

Pertanyaan ini akan menggali lebih dalam mengenai Resiko Resiko yang mungkin akan timbul pada saat organisasi / Departemen berjalan , juga untuk memastikan apakah organisasi atau Departemen sudah siap mengantisipasinya, Di samping itu pertanyaan ini juga dapat menggali informasi peluang peluang apa saja yang bisa segera di eksekusi dan mendatangkan benefit yang maksimal.

3. Jelaskan Tentang Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu ?

Pertanyaan ini sangat sering muncul karena berkaitan dengan :

Perencanaan Perusahaan Secara global, untuk memastikan bahwa semua orang dalam organisasi mengetahui apa yang diinginkan organisasi berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu nya
Perencanaan Departemen/ Bagian/ Seksi, guna mengetahui apa target Departemen/ Bagiant tersebut.
memastikan sampai dimana pencapaian departemen/ bagian/ seksi tersebut dan memastikan tindakan pencegahan sudah di identifikasi untuk menghindari melesetnya pencapaian target
Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem manajemen mutu pada organisasi tersebut.

4. Jelaskan Apa tugas dan tanggung jawab anda

Pertanyaan ini terkait dengan Job Description, kepastian tanggung jawab dan tugas, sekaligus melihat kompetensi auditee apakah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sampai dengan hirarki organisasi (Struktur Organisasi) dimana dengan siapa auditee bertanggung jawab dan siapa saja yang menjadi bagian dari departemenya. Sekaligus melihat apa kontribusi auditee bagi pencapaian sasaran mutu departemen, sasaran mutu perusahaan, dan melihat potensi hambatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2015 DO

5. Apakah anda mempunyai acuan dalam menjalankan tugas & Bagaimana anda melakukan tugas ? (Acuan bisa termasuk UU, Peraturan, Manual, Prosesdur, IK, Persyaratan lain dalam bentuk informasi terdokumentasi)

Pertanyaan ini diajukan untuk melihat apakah auditee memiliki standard­standard/ Petunjuk/ Pedoman dalam melaksanakan tugas­tugasnya. Ini adalah pertanyaan pembuka bagi auditor untuk masuk ke dalam proses kegiatan yang dilakukan oleh auditeee, melihat apakah proses tersebut sesuai dengan acuan tersebut, dan melihat potensi improvement proses yang sudah dijalankan selama ini. Termasuk di dalamya waktu penyelesaian proses, hasil yang diperoleh dan bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan selama proses. dan melihat ketrampilan/ kemampuan auditee dalam melakukan proses tersebut.

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2015 CHECK

6. Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang sekarang, Sesuai dengan Rencana ?

Pertanyaan ini untuk memastikan proses monitoring berjalan, sampai dimana, mau kemana, berapa lama lagi Target akan menjadi aktual. Dan apa apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sekaligus melakukan cek apakah hasil dari proses sesuai dengan permintaan customer dan, pertanyaan berikutnya ….

7. Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan persyaratan ?

Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran apakah Ketidaksesuain telah teridentifikasi dan bagaimana menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan terhadap produk yang tidak sesuaia tsb.

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2015 ACT & IMPROVEMENT

8. Apa ada yang bisa di tingkatkan?

Pertanyaan ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja proses dan potensi penghematan sumber daya yang digunakan, dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan sekarang.

9. dll…

Semoga Bermanfaat :

Training, Internal Audit ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001, kontak kami HP 0812 10 9 10 329

Audit Mutu Internal ISO 9001

Pengertian Audit

audit adalah membandingkan antara “Kriteria Audit” dengan kondisi actual,

Menurut Wikipedia Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima.
kondisi actual adalah apa yang terjadi di lapangan misalnya kita bisa melihat laporan-laporan, demonstrasi karyawan dalam melakukan pekerjaan, dll

sedangkan kriteria audit adalah standard yang diajadikan acuan, misalnya kita akan menjalankan audit internal untuk standard ISO 9001:2008 jadi yang menjadi acuan adalah ISO 9001:2008 requirement (Klausal-klausal yang sesuai dengan ISO 9001:2008 termasuk didalamnya prosedur ISO 9001, Instruksi Kerja ISO 9001, Policy, UU, Surat Edaran, dll yang berlaku di perusahaan tersebut.

Tujuan Audit Mutu Internal

Audit bertujuan untuk melihat kesesuaian antara kondisi actual dan apa yang tertlis di dokumen, kondisi actual itu bisa berupa record atau catatan mutu ataupun observasi dengan melihat tata cara seseorang dalam melakuakan tugas/ pekerjaannya apakah sesuai dengan yang tertulis dalam Prosedur/ Instruksi Kerja.

Audit Juga bertujuan untuk melihat potensi improvement (effektifitas & Effisiensi) dari suatu proses.

Audit juga bisa dijadikan sarana pembelajaran baik bagi auditor maupun auditee sendiri, karena mereka bisa mempelajari proses dari bagian lain, dan sekaligus bisa menularkan pengetahuannya ke bagian yang di audit.

yang terutama audit ini bertujuan sebagai alat untuk memonitor implementasi system manajemen yang diterapkan perusahaan apakah sudah sesuai dengan yang diinginkan atau masih perlu ditingkatkan lagi, sekaligus memetakan mana departemen atau bagian yang sudah baik implementasi dan performancenya dan mana bagian yang belum begitu bagus, sehingga langkah-langkah perbaikan bisa diambill segera.

Siklus Audit Mutu Internal ISO 9001

Audit internal adalah siklus berulang yang dimulai dari perencanaan audit yang meliputi pembuatan Pelatihan Audit, Pembentukan Tim Audit Internal, Pembuatan Audit KIT untuk Auditor. (Pembuatan Cek List Audit),Pembuatan Jadwal audit sampai dengan pemberitahuan Pelaksanaan Internal Audit,
selanjutnya Pelaksanaan Audit yang meliputi Opening Meeting, Pelaksanaan Audit, Interview, Observasi, Review Dokumen, sampai dengan Closing Meeting
siklus selanjutnya adalah Pelaporan Audit yang meliputi penulisan laporan (PLOR), Grading Ketidaksesuaian, Root Cause Analisis sampai Corrective Action/ Preventive Action plan.
Tindak Lanjut Audit dimulai dari Verivikasi Audit sampai dengan Laporan Hasil Audit Ke Top Management dan kembali lagi ke perencanaan audit.

demikian sekilas sharing mengenai Audit Mutu Internal

bagi anda yang memerlukan training Audit Mutu Internal ISO 9001/ 14001 atau OHSAS 18001, kontak kami di

HP : 0813 16410129

email: budi_wibowo_bb@yahoo.com

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2008

Banyak pertanyaan Internal Audit ISO 9001 :2008  dalam pelaksanaan internal audit, hanya kadang kita kurang memahami pola yang ada dalam typical pertanyaan internal audit, auditor biasanya menggunakan Pola PDCA dalam membuat pertanyaan seperti contoh pertanyaan pertanyaan di bawah ini :

 

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2008  PLAN

1. Jelaskan Tentang  Kebijakan Mutu &  Sasaran Mutu ?

Pertanyaan ini sangat sering muncul karena berkaitan dengan :

  1. Perencanaan Perusahaan Secara global, untuk memastikan bahwa semua orang dalam organisasi mengetahui apa yang diinginkan organisasi berkaitan dengan Sistem Manajemen Mutu nya
  2. Perencanaan Departemen/ Bagian/ Seksi, guna mengetahui apa target Departemen/ Bagiant tersebut.
  3. memastikan sampai dimana pencapaian departemen/ bagian/ seksi tersebut dan memastikan tindakan pencegahan sudah di identifikasi untuk menghindari melesetnya pencapaian target
  4. Memastikan kesadaran karyawan mengenai sistem manajemen mutu pada organisasi tersebut.

 

2. Jelaskan Apa tugas dan tanggung jawab anda

Pertanyaan ini terkait dengan Job Description, kepastian tanggung jawab dan tugas, sekaligus melihat kompetensi auditee apakah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, sampai dengan hirarki organisasi (Struktur Organisasi) dimana dengan siapa auditee bertanggung jawab dan siapa saja yang menjadi bagian dari departemenya. Sekaligus melihat apa kontribusi auditee bagi pencapaian sasaran mutu departemen, sasaran mutu perusahaan, dan melihat potensi hambatan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

 

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2008 DO

3. Apakah anda mempunyai acuan dalam menjalankan tugas & Bagaimana anda melakukan tugas ? (Acuan bisa termasuk UU, Peraturan, Manual, Prosesdur, IK, Persyaratan lain)

Pertanyaan ini diajukan untuk melihat apakah auditee memiliki standard­standard/ Petunjuk/ Pedoman dalam melaksanakan tugas­tugasnya. Ini adalah pertanyaan pembuka bagi auditor untuk masuk ke dalam proses kegiatan yang dilakukan oleh auditeee, melihat apakah proses tersebut sesuai dengan acuan tersebut, dan melihat potensi improvement proses yang sudah dijalankan selama ini. Termasuk di dalamya waktu penyelesaian proses, hasil yang diperoleh dan bahan / alat/ Sumber daya yang diperlukan selama proses. dan melihat ketrampilan/ kemampuan auditee dalam melakukan proses tersebut.

 

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2008 CHECK

4. Bagaimana anda memastikan bahwa dengan proses yang sekarang, Sesuai dengan

Rencana  ?

Pertanyaan ini untuk memastikan proses monitoring berjalan, sampai dimana, mau kemana, berapa lama lagi Target akan menjadi aktual. Dan apa apa yang diperlukan untuk mencapainya. Sekaligus melakukan cek apakah hasil dari proses sesuai dengan permintaan customer dan, pertanyaan berikutnya ….

5. Bagaimana jika proses/ produk/ jasa tidak sesuai dengan persyaratan ?

Pertanyan ini digunakan untuk mendapatkan gambaran apakah Ketidaksesuain telah teridentifikasi dan bagaimana menanggulanginya/ bagaiamana perlakuaan terhadap produk yang tidak sesuaia tsb.

 

Pertanyaan Internal Audit ISO 9001:2008 ACT & IMPROVEMENT

Apa ada yang bisa di tingkatkan?

Pertanyaan ini untuk melihat potensi peningkatkan kinerja proses dan potensi penghematan sumber daya yang digunakan, dibandingkan dengan apa yang telah dilakukan sekarang.

7.  dll…

 

 

Semoga Bermanfaat :

Training,  Internal Audit ISO 9001:2008, ISO 14001, OHSAS 18001, kontak kami HP  0813 1641 0129