Konteks Organisasi ISO 21001:2018

4. Konteks organisasi

4.1 Memahami organisasi dan konteksnya

Klausul 4.1 ini bertujuan agar organisasi memahami dan menentukan isu-isu atau masalah eksternal dan internal yang dapat berpengaruh, baik itu pengaruh positif maupun negatif terhadap organisasi pendidikan dalam menjalankan layanannya terutama dalam mencapai sasaranya.

Isu eksternal merupakan isu atau permasalahan yang berasal dari luar organisasi, sedangkan isu internal merupakan masalah yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri. Informasi tentang isu internal dan eksternal dapat ditemukan dari berbagai sumber, seperti melalui pertemuan internal, media massa, situs web, publikasi dari kantor statistik nasional dan lembaga pemerintah lainnya, pertemuan dengan pembelajar, wali murid, staf dan pihak yang berkepentingan terkait, dan sebagainya.

Contoh masalah eksternal dan internal diantaranya adalah sebagai berikut:

No Bidang Isu Isu Eksternal
1 Ekonomi – Daya beli masyarakat, bantuan ekonomi untuk Pendidikan, beasiswa, dsb
2 Sosial budaya – Kesenjangan social masyarakat , Minat jurusan , Pertukaran pelajar
3 Teknologi – Perkembangan teknologi Pendidikan ( Web, Online, Software, Pengolahan materi, alat pembelajaran, dsb)
4 Politik – Kebijakan pemerintah mengenai pendidikan
5 Pasar – Kompetitor organisasi Pendidikan, Market bagi pembelajar, market program yang ditawarkan.
6 Regulasi – Legalitas, akreditasi, dll

No Bidang Isu Isu Internal

7. kinerja organisasi – kualitas pelayanan, target & pencapaian organisasi,
2 Sumber daya – Sarana dan prasarana pembelajaran
3 Sumber daya manusia – Kompetensi dan sertifikasi Staff Pendidik
4 Operasional – Proses Pembelajaran , Standard dan prosedur pembelajaran
5 Tata Kelola organisasi – Nilai dan budaya organisasi

Dari seluruh masalah internal dan eksternal yang telah teridentifikasi tersebut, organisasi kemudian dapat memilah mana yang relevan dan berpengaruh terhadap pencapaian sasaran, tanggung jawab sosial dan arahan stratejik serta berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam pencapaian hasil yang diharapkan.
Arahan stratejik dapat dinyatakan dalam bentuk seperti pernyataan visi dan misi organisasi.

Masalah internal dan eksternal tersebut dapat berubah setiap waktu, oleh karena itu organisasi perlu meninjau masalah tersebut secara berkala, salah satu caranya dengan membahas perubahan isu internal dan eksternal ini dalam rapat tinjauan manajemen.
Bentuk pernyataan konteks organisasi dapat dinyatakan dalam daftar konteks organisasi

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan

Karena pihak berkepentingan mempunyai pengaruh potensial pada kemampuan organisasi pendidikan untuk secara konsisten menyediakan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan pembelajar, staf dan penerima manfaat lain serta regulasi, organisasi pendidikan harus menentukan:
a) pihak berkepentingan yang relevan dengan SMOP
b) kebutuhan, persyaratan dan harapan pihak berkepentingan yang relevan dengan sistem manajemen organisasi pendidikan.

Pihak berkepentingan harus termasuk pembelajar, penerima manfaat lainnya dan Staf (pegawai) yang bekerja pada organisasi pendidikan.
Dalam klausul 4.2 ini organisasi pendidikan diminta untuk memperhatikan persyaratan apa saja yang sesuai bukan hanya persyaratan pembelajar saja namun juga persyaratan pihak yang berkepentingan lainnya.
Kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan dapat berbeda-berbeda untuk berbagai kegiatan usaha yang berbeda, dan dapat berubah karena keadaan yang tidak terduga atau reaksi terhadap pasar atau peraturan baru. Oleh karena itu, organisasi pendidikan harus memantau dan meninjaunya secara berkala.

Contoh Pihak berkepentingan, kebutuhan dan harapannya

Pihak yang berkepentingan Kebutuhan dan Harapan
Pembelajar harapan terhadap organisasi : Legalitas lengkap, fasilitas nyaman, dapat diserap oleh pengguna, diakui, terakreditasi, pengajar yg kredibel
Pegawai harapan terhadap organisasi kejelasan pekerjaan, kepastian karir, jaminan dan bonus
Alumni harapan terhadap organisasi : Jaringan Alumni, informasi lowongan kerja, jaminan kerja/ terserap
Pemberi kerja harapan terhadap organisasi Kompetensi lulusan sesuai dan siap kerja
Pemerintah harapan terhadap organisasi mematuhi peraturan yang berlaku

Untuk memahami kebutuhan dan harapan dari pihak berkepentingan terkait, beberapa kegiatan dan metode dapat dilakukan seperti contoh dibawah ini,:

a) Melakukan kajian kebutuhan pasar
b) mengkaji ketentuan perundang-undangan dan regulasi
c) melakukan lobi dan membangun jaringan;
d) berpartisipasi dalam asosiasi yang relevan;
e) pembandingan (benchmarking);
f) pengawasan pasar;
g) meninjau hubungan rantai pasokan;
h) melakukan survei pelanggan;
i) memonitor kebutuhan pelanggan, harapan dan kepuasan mereka.

Membuat dan memahami konteks organisasi serta harapan pihak yang berkepentingan adalah hal yg krusial bagi organisasi, mengingat Tujuan organisasi Pendidikan yang sudah dibuat dalam visi, misi dan rencana bisnis organisasi Pendidikan bisa saja terganggu apabila organisasi tidak memperhatikan konteks dan kepentingan pihak berkepentingan.

Misalnya saja Ketika salah satu konteks organisasi luput dari pengamatan organisasi yaitu, contoh akreditasi dan atau legalitas organisasi hal ini tentu saja akan berdampak fatal bagi organisasi Pendidikan itu sendiri. Apabila tiba tiba tidak dapat beroperasional lagi, sebaliknya apabila ini dapat dipenuhi akan bisa berubah menjadi sebuah opportunity / kesempatan untuk dapat bersaing yang mungkin malah belum memenuhi aspek legal maupun akreditasinya. Tinggal bagaimana organisasi Pendidikan bisa memaksimalkan ini.

Manfaat penerapan konteks organisasi dan pemahaman pihak berkepentingan dalam organisasi Pendidikan diantaranya :

1. Melihat berbagai aspek yang mungkin dapat berpengarus dalam pencapaian tujuan organisasi
2. Melihat kekuatan dan kelemahan organisasi
3. Membuat keputusan secepatnya untuk hal hal yang mungkin sulit dihindari di masa yang akan datang
4. Pencegahan terhadap persayaratan/ aturan yang belum lengkap
5. Meningkatkan kesempatan untuk proyek improvement sedini mungkin
6. Pengaturan sarana, prasana dan SDM untuk memaksimalkan hasil yang diinginkan
7. Memudahkan focus terhadap penyususunan KPI tiap departeman / fungsi
8. Dll

Training konsultasi Konsteks organisasi Pendidikan / ISO 21001:2018 dapat menghubungi HP/WA 0812 10 9 10 329