Checklist Gap Analysis ISO 37001:2025: Dokumen dan Bukti yang Wajib Diperbarui

Gap analysis adalah fondasi setiap proyek upgrade ISO 37001:2025. Tanpa gap analysis yang baik, tim cenderung merevisi semua dokumen tanpa prioritas — atau sebaliknya, melewatkan persyaratan baru yang justru akan diperiksa auditor.

Berikut checklist gap analysis yang bisa langsung digunakan tim SMAP. Gunakan tiga status sederhana untuk setiap butir: Sesuai, Perlu Penyesuaian, atau Belum Ada.

Persiapan Sebelum Gap Analysis

• Siapkan teks resmi ISO 37001:2025 atau SNI ISO 37001:2025 dari BSN.
• Kumpulkan daftar induk dokumen SMAP yang berlaku.
• Siapkan laporan audit internal dan eksternal terakhir.
• Libatkan pemilik proses utama: SDM, pengadaan, keuangan, legal, dan Fungsi Anti Penyuapan.

Checklist Gap Analysis per Klausul

Klausul 3 – Istilah

• Apakah dokumen sudah menggunakan istilah “Fungsi Anti Penyuapan” dan “pihak berkepentingan”?
• Apakah definisi “budaya anti penyuapan” sudah dimasukkan ke glosarium manual?

Klausul 4 – Konteks Organisasi

• Apakah analisis isu internal/eksternal sudah menilai relevansi perubahan iklim?
• Apakah daftar pihak berkepentingan mencantumkan persyaratan terkait iklim (jika ada)?
• Apakah penilaian risiko penyuapan sudah mempertimbangkan risiko baru, misalnya pada proyek atau pendanaan terkait iklim dan aktivitas merger/akuisisi?

Klausul 5 – Kepemimpinan

• Apakah ada program terencana untuk mengembangkan dan mempromosikan budaya anti penyuapan (5.1.3)?
• Apakah ada bukti komitmen pimpinan yang terlihat dan berkelanjutan?
• Apakah penetapan Fungsi Anti Penyuapan sudah diperbarui, termasuk kewenangan dan independensinya?

Klausul 6 – Perencanaan

• Apakah ada prosedur atau mekanisme perencanaan perubahan SMAP (6.3)?
• Apakah perubahan besar terakhir (restrukturisasi, sistem baru, unit baru) tercatat perencanaannya?
• Apakah sasaran anti penyuapan masih relevan dan terukur?

Klausul 7 – Dukungan

• Apakah proses rekrutmen dan orientasi sudah mencakup kewajiban melaporkan konflik kepentingan (7.2.2.1 e)?
• Apakah materi kesadaran mencakup prosedur anti penyuapan, kewajiban mematuhi SMAP, dan manfaat melaporkan dugaan penyuapan (7.3.1)?
• Apakah ada program pelatihan khusus mitra bisnis berisiko tinggi (7.3.3)?
• Apakah informasi terdokumentasi sudah diperbarui dan dikendalikan?

Klausul 8 – Operasi

• Apakah kontrol non-keuangan (8.4) sudah mencakup merger dan akuisisi bila relevan?
• Apakah prosedur dan register konflik kepentingan sudah diterapkan?
• Apakah uji tuntas mitra bisnis dan kontrol hadiah/keramahtamahan masih efektif?

Klausul 9 – Evaluasi Kinerja

• Apakah program dan checklist audit internal sudah berbasis ISO 37001:2025?
• Apakah agenda tinjauan manajemen mencakup isu budaya, konflik kepentingan, dan perubahan?

Klausul 10 – Peningkatan

• Apakah referensi klausul sudah disesuaikan (10.1 Peningkatan Berkelanjutan, 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif)?

Daftar Dokumen yang Umumnya Perlu Direvisi

1. Manual/Pedoman SMAP dan matriks referensi klausul
2. Kebijakan anti penyuapan
3. SK Fungsi Anti Penyuapan dan uraian tugas
4. Analisis konteks organisasi dan pihak berkepentingan
5. Register/penilaian risiko penyuapan
6. Prosedur dan formulir konflik kepentingan
7. Prosedur pengelolaan perubahan SMAP
8. Prosedur rekrutmen dan orientasi karyawan
9. Program pelatihan dan kesadaran (termasuk mitra bisnis)
10. Checklist audit internal dan format tinjauan manajemen

Bukti Penerapan yang Perlu Disiapkan

• Deklarasi konflik kepentingan yang telah diisi
• Rekaman sosialisasi perubahan standar (materi, daftar hadir, evaluasi)
• Rekaman program budaya anti penyuapan
• Rekaman perencanaan perubahan
• Laporan audit internal dan notulen tinjauan manajemen berbasis versi 2025

Dari Gap Analysis ke Rencana Tindakan

Setelah checklist selesai, ubah setiap butir berstatus “Perlu Penyesuaian” atau “Belum Ada” menjadi rencana tindakan dengan penanggung jawab dan tenggat yang jelas. Prioritaskan butir yang membutuhkan waktu untuk menghasilkan bukti, seperti deklarasi konflik kepentingan dan program budaya.

Butuh Bantuan Melakukan Gap Analysis ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com dapat melakukan gap analysis menyeluruh terhadap SMAP Anda, menyusun laporan dan rencana tindakan prioritas, serta mendampingi revisi dokumen hingga siap audit transisi.

Catatan: checklist ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi mengenai perubahan ISO 37001:2025 dan bersifat panduan umum. Sesuaikan dengan konteks organisasi Anda dan selalu rujuk teks resmi standar.