Konflik Kepentingan dalam ISO 37001:2025: Persyaratan Baru dan Cara Mengelolanya

Konflik kepentingan sering menjadi pintu masuk penyuapan. Pejabat pengadaan yang punya hubungan keluarga dengan vendor, karyawan yang memiliki saham di perusahaan pesaing, atau manajer yang merangkap jabatan di perusahaan mitra — semuanya menciptakan situasi di mana keputusan bisa bergeser dari kepentingan organisasi ke kepentingan pribadi.

ISO 37001:2016 sebenarnya sudah menyinggung konflik kepentingan, tetapi ISO 37001:2025 membuatnya jauh lebih tegas. Ini menjadi salah satu area yang paling banyak disorot dalam audit transisi.

Apa yang Berubah di ISO 37001:2025?

1. Kewajiban Melaporkan Konflik Kepentingan (7.2.2.1 e)

Proses ketenagakerjaan kini harus memastikan personel menyadari kewajiban mereka untuk melaporkan konflik kepentingan, baik yang masih potensial maupun yang sudah aktual. Artinya, kesadaran ini harus dibangun sejak rekrutmen dan dipelihara selama masa kerja.

2. Panduan Baru di Lampiran A.8.3.1

Lampiran A kini memuat panduan khusus mengenai konflik kepentingan: bagaimana mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikannya, baik konflik internal (antarpersonel) maupun eksternal (dengan mitra bisnis atau pejabat publik).

3. Keterkaitan dengan Budaya dan Kesadaran

Penguatan klausul 7.3 tentang kesadaran dan klausul 5.1.3 tentang budaya membuat pengelolaan konflik kepentingan tidak bisa berdiri sendiri. Auditor akan melihat apakah personel benar-benar memahami dan merasa aman untuk melapor.

Jenis Konflik Kepentingan yang Perlu Dipetakan

• Hubungan keluarga atau personal dengan vendor, pelanggan, atau pejabat yang berwenang atas izin organisasi.
• Kepentingan finansial, seperti kepemilikan saham atau pinjaman dari mitra bisnis.
• Rangkap jabatan atau pekerjaan sampingan di organisasi terkait.
• Hadiah, hiburan, dan keramahtamahan yang dapat memengaruhi objektivitas. Bagi pegawai negeri dan penyelenggara negara, penerimaan semacam ini juga terkait kewajiban pelaporan gratifikasi melalui Gratifikasi Online KPK.
• Afiliasi politik atau organisasi yang bersinggungan dengan kegiatan usaha.

Cara Membangun Sistem Pengelolaan Konflik Kepentingan

1. Susun kebijakan dan prosedur yang mendefinisikan konflik kepentingan, contoh-contohnya, serta siapa yang berwenang memutuskan pengendaliannya.
2. Terapkan deklarasi berkala — saat rekrutmen, saat promosi atau rotasi ke posisi berisiko, dan minimal setahun sekali untuk posisi tertentu.
3. Wajibkan deklarasi ad-hoc setiap kali konflik baru muncul, misalnya sebelum seseorang masuk panitia pengadaan.
4. Kelola register konflik kepentingan yang mencatat deklarasi, penilaian, dan keputusan pengendalian.
5. Tetapkan pengendalian yang proporsional: pengunduran diri dari proses keputusan, pemisahan tugas, pengawasan tambahan, atau pelepasan kepentingan.
6. Integrasikan dengan uji tuntas mitra bisnis sehingga konflik eksternal juga teridentifikasi.
7. Latih dan ingatkan personel secara rutin, termasuk melalui contoh kasus yang relevan dengan industri Anda.
8. Pantau efektivitasnya melalui internal audit dan tinjauan manajemen.

Bukti yang Biasanya Diminta Auditor

• Prosedur konflik kepentingan yang sudah direvisi sesuai ISO 37001:2025.
• Formulir deklarasi yang telah diisi oleh personel di posisi berisiko.
• Register konflik kepentingan beserta keputusan pengendaliannya.
• Materi dan daftar hadir sosialisasi tentang kewajiban melapor.
• Contoh penanganan kasus (jika ada) dan tindak lanjutnya.

Referensi Pendukung

Organisasi yang ingin memperdalam pengelolaan konflik kepentingan dapat merujuk pada ISO 37009 tentang konflik kepentingan dalam organisasi, yang dikembangkan dalam keluarga standar tata kelola ISO 37000.

Butuh Bantuan Menyusun Sistem Konflik Kepentingan sesuai ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com siap membantu menyusun prosedur, formulir deklarasi, register, dan materi sosialisasi konflik kepentingan yang sesuai persyaratan ISO 37001:2025 serta siap diperiksa saat audit transisi.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi dan praktisi kepatuhan mengenai ISO 37001:2025. Untuk kepastian resmi, selalu rujuk teks ISO 37001:2025/SNI ISO 37001:2025.