Tag: ABMS

Audit transisi adalah tahap akhir upgrade dari ISO 37001:2016 ke ISO 37001:2025. Dalam audit ini, lembaga sertifikasi menilai apakah SMAP organisasi sudah memenuhi persyaratan versi baru, lalu — jika hasilnya positif — menerbitkan sertifikat ISO 37001:2025.

Mengingat sertifikat versi 2016 tidak berlaku lagi setelah 28 Februari 2027, memahami jalannya audit transisi sangat penting agar organisasi tidak terjebak antrean atau temuan yang tidak sempat ditutup.

Pilihan Pelaksanaan Audit Transisi

1. Digabung dengan Audit Surveilans

Ini pilihan paling umum. Audit transisi dilakukan bersamaan dengan surveilans tahunan, biasanya dengan tambahan waktu audit untuk memeriksa persyaratan baru. Sejumlah lembaga sertifikasi bahkan menyatakan bahwa pada banyak kasus tambahan waktunya minimal karena perubahan standar terbatas.

2. Digabung dengan Audit Resertifikasi

Bagi organisasi yang siklus sertifikatnya berakhir dalam masa transisi, resertifikasi sekaligus menjadi audit transisi. Contohnya sudah terjadi di sejumlah instansi di Indonesia yang menjalani resertifikasi SMAP berbasis SNI ISO 37001:2025.

3. Audit Transisi Khusus

Jika jadwal surveilans atau resertifikasi berikutnya jatuh setelah tenggat, organisasi perlu meminta audit khusus (special audit) agar transisi selesai tepat waktu.

Beberapa lembaga sertifikasi juga meminta organisasi mengisi kuesioner atau dokumen kesiapan transisi sebelum audit dijadwalkan. Aturan dasarnya mengacu pada IAF MD 30:2025, dan audit harus dilakukan oleh lembaga sertifikasi yang terakreditasi, misalnya oleh Komite Akreditasi Nasional (KAN).

Apa yang Diperiksa Auditor?

Fokus utama audit transisi adalah persyaratan yang baru atau berubah, tanpa mengabaikan efektivitas SMAP secara keseluruhan. Area yang hampir pasti diperiksa:

• Konteks organisasi (4.1–4.2) — apakah relevansi perubahan iklim sudah dinilai.
• Budaya anti penyuapan (5.1.3) — bukti program dan komitmen pimpinan.
• Fungsi Anti Penyuapan — penetapan, independensi, kompetensi, dan pelaporannya.
• Perencanaan perubahan (6.3) — bagaimana perubahan SMAP direncanakan, termasuk perubahan akibat transisi itu sendiri.
• Konflik kepentingan (7.2.2.1 e dan Lampiran A.8.3.1) — deklarasi, register, dan pengendaliannya.
• Kesadaran dan pelatihan (7.3) — termasuk pelatihan mitra bisnis.
• Kontrol non-keuangan (8.4) — cakupan merger dan akuisisi bila relevan.
• Audit internal dan tinjauan manajemen yang sudah menggunakan acuan ISO 37001:2025.

Wawancara: Siapa Saja yang Akan Ditemui Auditor?

• Manajemen puncak dan, bila memungkinkan, perwakilan badan pengatur.
• Fungsi Anti Penyuapan.
• Pemilik proses berisiko: pengadaan, keuangan, SDM, pemasaran/penjualan, perizinan.
• Personel acak untuk menguji kesadaran, misalnya: “Apa yang Anda lakukan jika memiliki hubungan keluarga dengan calon vendor?”

Kesalahan Umum yang Memicu Temuan

1. Dokumen sudah direvisi, tetapi belum ada rekaman penerapan.
2. Internal audit masih memakai checklist versi 2016.
3. Tinjauan manajemen tidak membahas transisi maupun isu baru.
4. Personel tidak tahu kewajiban melaporkan konflik kepentingan.
5. Istilah lama (FKAP) masih tersebar di berbagai dokumen.
6. Program budaya hanya berupa slogan tanpa aktivitas terukur.

Checklist Persiapan Menjelang Audit Transisi

• Gap analysis sudah selesai dan rencana tindakan tertutup.
• Dokumen SMAP telah direvisi, disahkan, dan didistribusikan.
• Sosialisasi perubahan telah dilakukan dan terdokumentasi.
• Deklarasi konflik kepentingan untuk posisi berisiko sudah terkumpul.
• Internal audit berbasis ISO 37001:2025 sudah dilaksanakan dan temuannya ditindaklanjuti.
• Tinjauan manajemen pasca-transisi sudah dilakukan.
• Jadwal audit sudah disepakati dengan lembaga sertifikasi.

Setelah Audit: Menangani Temuan

Jika auditor menemukan ketidaksesuaian, segera lakukan analisis akar masalah dan tindakan korektif sesuai batas waktu lembaga sertifikasi. Ingat, keputusan sertifikasi ISO 37001:2025 harus terbit sebelum 28 Februari 2027 — jadi semakin awal audit dilakukan, semakin besar ruang untuk menutup temuan.

Butuh Pendampingan Audit Transisi ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com menyediakan pre-audit (simulasi audit transisi), pendampingan selama audit, hingga bantuan menyusun tindakan korektif atas temuan, agar sertifikat ISO 37001:2025 Anda terbit tepat waktu.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan IAF MD 30:2025 dan ketentuan transisi yang dipublikasikan lembaga sertifikasi. Prosedur detail audit transisi dapat berbeda antarlembaga; selalu konfirmasi dengan lembaga sertifikasi Anda.

Gap analysis adalah fondasi setiap proyek upgrade ISO 37001:2025. Tanpa gap analysis yang baik, tim cenderung merevisi semua dokumen tanpa prioritas — atau sebaliknya, melewatkan persyaratan baru yang justru akan diperiksa auditor.

Berikut checklist gap analysis yang bisa langsung digunakan tim SMAP. Gunakan tiga status sederhana untuk setiap butir: Sesuai, Perlu Penyesuaian, atau Belum Ada.

Persiapan Sebelum Gap Analysis

• Siapkan teks resmi ISO 37001:2025 atau SNI ISO 37001:2025 dari BSN.
• Kumpulkan daftar induk dokumen SMAP yang berlaku.
• Siapkan laporan audit internal dan eksternal terakhir.
• Libatkan pemilik proses utama: SDM, pengadaan, keuangan, legal, dan Fungsi Anti Penyuapan.

Checklist Gap Analysis per Klausul

Klausul 3 – Istilah

• Apakah dokumen sudah menggunakan istilah “Fungsi Anti Penyuapan” dan “pihak berkepentingan”?
• Apakah definisi “budaya anti penyuapan” sudah dimasukkan ke glosarium manual?

Klausul 4 – Konteks Organisasi

• Apakah analisis isu internal/eksternal sudah menilai relevansi perubahan iklim?
• Apakah daftar pihak berkepentingan mencantumkan persyaratan terkait iklim (jika ada)?
• Apakah penilaian risiko penyuapan sudah mempertimbangkan risiko baru, misalnya pada proyek atau pendanaan terkait iklim dan aktivitas merger/akuisisi?

Klausul 5 – Kepemimpinan

• Apakah ada program terencana untuk mengembangkan dan mempromosikan budaya anti penyuapan (5.1.3)?
• Apakah ada bukti komitmen pimpinan yang terlihat dan berkelanjutan?
• Apakah penetapan Fungsi Anti Penyuapan sudah diperbarui, termasuk kewenangan dan independensinya?

Klausul 6 – Perencanaan

• Apakah ada prosedur atau mekanisme perencanaan perubahan SMAP (6.3)?
• Apakah perubahan besar terakhir (restrukturisasi, sistem baru, unit baru) tercatat perencanaannya?
• Apakah sasaran anti penyuapan masih relevan dan terukur?

Klausul 7 – Dukungan

• Apakah proses rekrutmen dan orientasi sudah mencakup kewajiban melaporkan konflik kepentingan (7.2.2.1 e)?
• Apakah materi kesadaran mencakup prosedur anti penyuapan, kewajiban mematuhi SMAP, dan manfaat melaporkan dugaan penyuapan (7.3.1)?
• Apakah ada program pelatihan khusus mitra bisnis berisiko tinggi (7.3.3)?
• Apakah informasi terdokumentasi sudah diperbarui dan dikendalikan?

Klausul 8 – Operasi

• Apakah kontrol non-keuangan (8.4) sudah mencakup merger dan akuisisi bila relevan?
• Apakah prosedur dan register konflik kepentingan sudah diterapkan?
• Apakah uji tuntas mitra bisnis dan kontrol hadiah/keramahtamahan masih efektif?

Klausul 9 – Evaluasi Kinerja

• Apakah program dan checklist audit internal sudah berbasis ISO 37001:2025?
• Apakah agenda tinjauan manajemen mencakup isu budaya, konflik kepentingan, dan perubahan?

Klausul 10 – Peningkatan

• Apakah referensi klausul sudah disesuaikan (10.1 Peningkatan Berkelanjutan, 10.2 Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif)?

Daftar Dokumen yang Umumnya Perlu Direvisi

1. Manual/Pedoman SMAP dan matriks referensi klausul
2. Kebijakan anti penyuapan
3. SK Fungsi Anti Penyuapan dan uraian tugas
4. Analisis konteks organisasi dan pihak berkepentingan
5. Register/penilaian risiko penyuapan
6. Prosedur dan formulir konflik kepentingan
7. Prosedur pengelolaan perubahan SMAP
8. Prosedur rekrutmen dan orientasi karyawan
9. Program pelatihan dan kesadaran (termasuk mitra bisnis)
10. Checklist audit internal dan format tinjauan manajemen

Bukti Penerapan yang Perlu Disiapkan

• Deklarasi konflik kepentingan yang telah diisi
• Rekaman sosialisasi perubahan standar (materi, daftar hadir, evaluasi)
• Rekaman program budaya anti penyuapan
• Rekaman perencanaan perubahan
• Laporan audit internal dan notulen tinjauan manajemen berbasis versi 2025

Dari Gap Analysis ke Rencana Tindakan

Setelah checklist selesai, ubah setiap butir berstatus “Perlu Penyesuaian” atau “Belum Ada” menjadi rencana tindakan dengan penanggung jawab dan tenggat yang jelas. Prioritaskan butir yang membutuhkan waktu untuk menghasilkan bukti, seperti deklarasi konflik kepentingan dan program budaya.

Butuh Bantuan Melakukan Gap Analysis ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com dapat melakukan gap analysis menyeluruh terhadap SMAP Anda, menyusun laporan dan rencana tindakan prioritas, serta mendampingi revisi dokumen hingga siap audit transisi.

Catatan: checklist ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi mengenai perubahan ISO 37001:2025 dan bersifat panduan umum. Sesuaikan dengan konteks organisasi Anda dan selalu rujuk teks resmi standar.

Di banyak perusahaan, BUMN, dan instansi pemerintah di Indonesia, istilah FKAP (Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan) sudah sangat akrab. Unit inilah yang menjadi motor penggerak SMAP sejak penerapan ISO 37001:2016. Dengan terbitnya ISO 37001:2025, istilah tersebut berubah — dan perubahan ini lebih dari sekadar ganti nama.

Apa yang Berubah?

ISO 37001:2025 mengganti seluruh penyebutan “anti-bribery compliance function” menjadi “anti-bribery function”. Bersamaan dengan itu, konsep fungsi ini diklarifikasi: tanggung jawabnya diuraikan lebih jelas, dan penekanan pada independensi operasional, kewenangan, serta kecukupan sumber dayanya diperkuat.

Di lapangan, sejumlah instansi di Indonesia mulai menggunakan sebutan FAP (Fungsi Anti Penyuapan) seiring transisi ke SNI ISO 37001:2025.

Mengapa Kata “Kepatuhan” Dihapus?

Penghapusan kata “compliance” membantu membedakan fungsi ini dari fungsi kepatuhan umum (compliance function) yang biasanya menangani kepatuhan terhadap seluruh regulasi. Dengan nama baru, fokusnya menjadi lebih spesifik pada pengawasan sistem manajemen anti penyuapan, dan lebih mudah diterapkan pada berbagai bentuk struktur organisasi — baik berupa unit khusus, tim lintas fungsi, maupun individu yang ditunjuk pada organisasi kecil.

Tanggung Jawab Inti Fungsi Anti Penyuapan

• Mengawasi perancangan dan penerapan SMAP.
• Memberikan saran dan panduan kepada personel tentang SMAP dan isu penyuapan.
• Memastikan SMAP sesuai dengan persyaratan ISO 37001.
• Melaporkan kinerja SMAP kepada badan pengatur dan manajemen puncak.
• Mendukung pengembangan budaya anti penyuapan sebagaimana diminta klausul 5.1.3 yang baru.

Independensi: Titik yang Paling Sering Dipertanyakan Auditor

Fungsi Anti Penyuapan harus mampu bekerja tanpa tekanan dari pihak yang justru diawasinya. Beberapa praktik yang menunjukkan independensi:

1. Akses langsung ke badan pengatur (dewan komisaris/dewas/komite audit) tanpa harus melalui manajemen lini.
2. Pemisahan dari fungsi berisiko tinggi — misalnya personel FAP tidak merangkap sebagai pejabat pengadaan.
3. Penetapan formal melalui SK atau surat penunjukan yang menjelaskan wewenang, termasuk akses ke dokumen dan informasi.
4. Anggaran dan sumber daya yang memadai dan tercatat.
5. Perlindungan dari pemberhentian sepihak karena menjalankan tugas pengawasan.

Kompetensi yang Dibutuhkan

Personel Fungsi Anti Penyuapan perlu memahami ISO 37001:2025, penilaian risiko penyuapan, uji tuntas mitra bisnis, pengelolaan konflik kepentingan, dan teknik investigasi dasar. Rekaman kompetensi — sertifikat pelatihan, pengalaman, dan evaluasi — akan diperiksa auditor.

Dokumen yang Perlu Disesuaikan

• SK atau surat penunjukan FKAP → perbarui nama dan uraian tugas.
• Struktur organisasi SMAP dan uraian jabatan.
• Manual/pedoman SMAP dan seluruh prosedur yang menyebut FKAP.
• Formulir, laporan berkala, dan materi pelatihan.
• Kebijakan anti penyuapan yang menyebut peran fungsi ini.

Tips: gunakan fitur pencarian dokumen untuk menemukan semua kemunculan “FKAP” atau “Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan” agar tidak ada yang terlewat.

Langkah Penyesuaian yang Disarankan

1. Tinjau ulang penetapan fungsi dan pastikan independensinya memadai.
2. Terbitkan SK baru dengan nomenklatur ISO 37001:2025.
3. Perbarui seluruh dokumen dan komunikasikan perubahan ke personel.
4. Tingkatkan kompetensi anggota fungsi melalui pelatihan transisi.
5. Pastikan laporan Fungsi Anti Penyuapan masuk ke agenda tinjauan manajemen dan badan pengatur.

Butuh Bantuan Menata Fungsi Anti Penyuapan sesuai ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com siap membantu meninjau struktur dan independensi Fungsi Anti Penyuapan, menyusun SK dan uraian tugas baru, serta melatih anggota fungsi agar siap menjalankan perannya dan menghadapi audit transisi.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi mengenai ISO 37001:2025. Untuk kepastian resmi, selalu rujuk teks ISO 37001:2025/SNI ISO 37001:2025 dari BSN.

Konflik kepentingan sering menjadi pintu masuk penyuapan. Pejabat pengadaan yang punya hubungan keluarga dengan vendor, karyawan yang memiliki saham di perusahaan pesaing, atau manajer yang merangkap jabatan di perusahaan mitra — semuanya menciptakan situasi di mana keputusan bisa bergeser dari kepentingan organisasi ke kepentingan pribadi.

ISO 37001:2016 sebenarnya sudah menyinggung konflik kepentingan, tetapi ISO 37001:2025 membuatnya jauh lebih tegas. Ini menjadi salah satu area yang paling banyak disorot dalam audit transisi.

Apa yang Berubah di ISO 37001:2025?

1. Kewajiban Melaporkan Konflik Kepentingan (7.2.2.1 e)

Proses ketenagakerjaan kini harus memastikan personel menyadari kewajiban mereka untuk melaporkan konflik kepentingan, baik yang masih potensial maupun yang sudah aktual. Artinya, kesadaran ini harus dibangun sejak rekrutmen dan dipelihara selama masa kerja.

2. Panduan Baru di Lampiran A.8.3.1

Lampiran A kini memuat panduan khusus mengenai konflik kepentingan: bagaimana mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikannya, baik konflik internal (antarpersonel) maupun eksternal (dengan mitra bisnis atau pejabat publik).

3. Keterkaitan dengan Budaya dan Kesadaran

Penguatan klausul 7.3 tentang kesadaran dan klausul 5.1.3 tentang budaya membuat pengelolaan konflik kepentingan tidak bisa berdiri sendiri. Auditor akan melihat apakah personel benar-benar memahami dan merasa aman untuk melapor.

Jenis Konflik Kepentingan yang Perlu Dipetakan

• Hubungan keluarga atau personal dengan vendor, pelanggan, atau pejabat yang berwenang atas izin organisasi.
• Kepentingan finansial, seperti kepemilikan saham atau pinjaman dari mitra bisnis.
• Rangkap jabatan atau pekerjaan sampingan di organisasi terkait.
• Hadiah, hiburan, dan keramahtamahan yang dapat memengaruhi objektivitas. Bagi pegawai negeri dan penyelenggara negara, penerimaan semacam ini juga terkait kewajiban pelaporan gratifikasi melalui Gratifikasi Online KPK.
• Afiliasi politik atau organisasi yang bersinggungan dengan kegiatan usaha.

Cara Membangun Sistem Pengelolaan Konflik Kepentingan

1. Susun kebijakan dan prosedur yang mendefinisikan konflik kepentingan, contoh-contohnya, serta siapa yang berwenang memutuskan pengendaliannya.
2. Terapkan deklarasi berkala — saat rekrutmen, saat promosi atau rotasi ke posisi berisiko, dan minimal setahun sekali untuk posisi tertentu.
3. Wajibkan deklarasi ad-hoc setiap kali konflik baru muncul, misalnya sebelum seseorang masuk panitia pengadaan.
4. Kelola register konflik kepentingan yang mencatat deklarasi, penilaian, dan keputusan pengendalian.
5. Tetapkan pengendalian yang proporsional: pengunduran diri dari proses keputusan, pemisahan tugas, pengawasan tambahan, atau pelepasan kepentingan.
6. Integrasikan dengan uji tuntas mitra bisnis sehingga konflik eksternal juga teridentifikasi.
7. Latih dan ingatkan personel secara rutin, termasuk melalui contoh kasus yang relevan dengan industri Anda.
8. Pantau efektivitasnya melalui internal audit dan tinjauan manajemen.

Bukti yang Biasanya Diminta Auditor

• Prosedur konflik kepentingan yang sudah direvisi sesuai ISO 37001:2025.
• Formulir deklarasi yang telah diisi oleh personel di posisi berisiko.
• Register konflik kepentingan beserta keputusan pengendaliannya.
• Materi dan daftar hadir sosialisasi tentang kewajiban melapor.
• Contoh penanganan kasus (jika ada) dan tindak lanjutnya.

Referensi Pendukung

Organisasi yang ingin memperdalam pengelolaan konflik kepentingan dapat merujuk pada ISO 37009 tentang konflik kepentingan dalam organisasi, yang dikembangkan dalam keluarga standar tata kelola ISO 37000.

Butuh Bantuan Menyusun Sistem Konflik Kepentingan sesuai ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com siap membantu menyusun prosedur, formulir deklarasi, register, dan materi sosialisasi konflik kepentingan yang sesuai persyaratan ISO 37001:2025 serta siap diperiksa saat audit transisi.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi dan praktisi kepatuhan mengenai ISO 37001:2025. Untuk kepastian resmi, selalu rujuk teks ISO 37001:2025/SNI ISO 37001:2025.

Salah satu perubahan paling bermakna di ISO 37001:2025 adalah hadirnya klausul baru 5.1.3 Budaya Anti Penyuapan. Di versi 2016, budaya hanya tersirat dalam tanggung jawab pimpinan. Kini, budaya mendapat klausul sendiri, definisi sendiri, dan panduan sendiri di Lampiran A.5.2.

Pesannya jelas: sistem manajemen anti penyuapan tidak cukup berupa dokumen dan prosedur. Organisasi harus menunjukkan bahwa nilai anti penyuapan benar-benar hidup dalam keputusan dan perilaku sehari-hari.

Apa yang Dimaksud Budaya Anti Penyuapan?

Secara sederhana, budaya anti penyuapan adalah nilai, etika, keyakinan, dan perilaku bersama di dalam organisasi yang membuat penyuapan dianggap tidak dapat diterima — dan membuat orang merasa aman untuk menolak serta melaporkannya. ISO 37001:2025 meminta organisasi untuk mengembangkan, memelihara, dan mempromosikan budaya tersebut di semua tingkatan.

Mengapa Klausul Ini Ditambahkan?

Pengalaman penerapan ISO 37001 sejak 2016 menunjukkan pola yang sama di banyak organisasi: dokumen lengkap, sertifikat terbit, tetapi pelanggaran tetap terjadi karena perilaku tidak berubah. Sejumlah lembaga sertifikasi juga mencatat bahwa versi 2025 menggeser penekanan ke arah bukti — seberapa nyata budaya integritas organisasi, bukan hanya seberapa rapi prosedurnya.

Peran Pimpinan dalam Budaya Anti Penyuapan

Budaya dibentuk dari atas. Badan pengatur (dewan komisaris/dewas) dan manajemen puncak diharapkan:

• Menunjukkan komitmen secara terlihat dan konsisten, bukan hanya pada acara seremonial.
• Memasukkan pertimbangan integritas dalam keputusan bisnis — misalnya saat memilih mitra atau mengejar target penjualan.
• Menyelaraskan sistem insentif agar tidak mendorong perilaku berisiko.
• Merespons laporan dugaan penyuapan secara serius dan adil, serta melindungi pelapor.

Contoh Bukti yang Bisa Ditunjukkan ke Auditor

Budaya memang sulit diukur, tetapi tetap bisa dibuktikan melalui rekaman. Contohnya:

1. Pesan pimpinan yang terdokumentasi (surat edaran, video, town hall) dengan frekuensi yang teratur.
2. Notulen rapat direksi/tinjauan manajemen yang membahas isu integritas, bukan sekadar agenda formal.
3. Survei persepsi budaya integritas karyawan beserta tindak lanjutnya.
4. Statistik pelaporan melalui saluran whistleblowing, termasuk waktu penanganan dan hasilnya.
5. Kriteria integritas dalam penilaian kinerja dan promosi.
6. Rekaman sanksi dan apresiasi — misalnya penghargaan bagi karyawan yang menolak gratifikasi dan melaporkannya. Bagi instansi pemerintah dan BUMN, pelaporan ini dapat terhubung dengan layanan Gratifikasi Online KPK.
7. Program pelatihan berkelanjutan yang disertai evaluasi pemahaman.

Langkah Praktis Membangun Budaya Anti Penyuapan

1. Ukur kondisi awal — lakukan survei atau diskusi kelompok terarah untuk memotret persepsi karyawan.
2. Tetapkan sasaran budaya yang terukur, misalnya peningkatan skor survei atau kenaikan laporan konsultasi etika.
3. Libatkan pimpinan secara aktif — jadwalkan komunikasi rutin dan kunjungan lapangan bertema integritas.
4. Integrasikan ke proses SDM — rekrutmen, orientasi, penilaian kinerja, dan promosi.
5. Perkuat saluran pelaporan dan pastikan tidak ada pembalasan terhadap pelapor.
6. Pantau dan tinjau indikator budaya dalam tinjauan manajemen secara berkala.

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

• Menganggap budaya cukup dibuktikan dengan banner dan pakta integritas.
• Menyerahkan urusan budaya sepenuhnya kepada Fungsi Anti Penyuapan tanpa keterlibatan pimpinan.
• Tidak menindaklanjuti hasil survei, sehingga karyawan menilai program hanya formalitas.

Butuh Bantuan Menerapkan Klausul 5.1.3 ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com dapat membantu merancang program budaya anti penyuapan, menyusun indikator dan survei budaya integritas, serta menyiapkan bukti penerapan yang dibutuhkan saat audit transisi ISO 37001:2025.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi dan praktisi kepatuhan mengenai ISO 37001:2025. Untuk kepastian resmi, selalu rujuk teks klausul 5.1.3 dan Lampiran A.5.2 pada ISO 37001:2025/SNI ISO 37001:2025.

Saat menyiapkan upgrade ke ISO 37001:2025, pertanyaan pertama yang biasanya muncul dari tim SMAP adalah: klausul mana saja yang berubah? Jawaban yang tepat akan menghemat banyak waktu, karena tim cukup fokus merevisi bagian yang memang terdampak.

Berikut perbandingan klausul ISO 37001:2016 dan ISO 37001:2025 yang disusun mengikuti urutan standar.

Klausul 3 – Istilah dan Definisi

• Definisi baru “budaya anti penyuapan” (anti-bribery culture) ditambahkan, sejalan dengan masuknya konsep budaya di berbagai standar sistem manajemen ISO terbaru.
• Istilah “anti-bribery compliance function” diganti menjadi “anti-bribery function”. Di Indonesia, ini berarti penyebutan FKAP (Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan) bergeser menjadi Fungsi Anti Penyuapan.
• Definisi-definisi umum diselaraskan dengan Harmonized Structure, termasuk penggunaan istilah “interested parties” (pihak berkepentingan) menggantikan “stakeholders”.

Klausul 4 – Konteks Organisasi

• 4.1: organisasi wajib menentukan apakah perubahan iklim merupakan isu yang relevan.
• 4.2: catatan baru menegaskan bahwa pihak berkepentingan dapat memiliki persyaratan terkait perubahan iklim.

Ketentuan iklim ini sebenarnya sudah masuk ke ISO 37001:2016 melalui Amandemen 1 tahun 2024; versi 2025 hanya menyatukannya ke dalam teks utama.

Klausul 5 – Kepemimpinan

• 5.1.3 Budaya Anti Penyuapan (baru): organisasi harus mengembangkan, memelihara, dan mempromosikan budaya anti penyuapan di semua tingkatan. Topik ini sebelumnya hanya tersirat dalam peran pimpinan.
• Peran Fungsi Anti Penyuapan diperjelas, termasuk independensi, kewenangan, dan sumber dayanya.

Klausul 6 – Perencanaan

• 6.3 Perencanaan Perubahan (baru): perubahan terhadap SMAP harus dilakukan secara terencana. Ini persyaratan baku Harmonized Structure yang kini hadir sebagai klausul tersendiri.

Klausul 7 – Dukungan

• 7.2.2.1 e): proses ketenagakerjaan kini mencakup kesadaran personel akan kewajiban melaporkan konflik kepentingan, baik yang potensial maupun aktual.
• 7.3 Kesadaran: judul dan struktur ditata ulang. Persyaratan kesadaran personel diperluas — termasuk pemahaman atas prosedur anti penyuapan, SMAP secara umum, kewajiban mematuhinya, dan manfaat melaporkan dugaan penyuapan (7.3.1 d dan e).
• 7.3.2 mendapat judul baru untuk konten yang sudah ada, dan 7.3.3 kini menjadi bagian khusus pelatihan bagi mitra bisnis.

Klausul 8 – Operasi

• 8.4 Kontrol non-keuangan: area merger dan akuisisi disebut secara eksplisit sebagai bidang yang perlu dicakup.
• Panduan konflik kepentingan diperkuat melalui lampiran (lihat di bawah), sehingga praktik identifikasi dan pengendaliannya akan lebih diperhatikan auditor.

Klausul 9 – Evaluasi Kinerja

• Subjudul di 9.2 Audit Internal dan 9.3 Tinjauan Manajemen diselaraskan dengan Harmonized Structure (misalnya pemisahan “umum” dan “program audit internal”). Substansi persyaratannya relatif tetap.

Klausul 10 – Peningkatan

• Urutan dibalik: 10.1 kini Peningkatan Berkelanjutan, sedangkan 10.2 menjadi Ketidaksesuaian dan Tindakan Korektif. Ini berdampak pada penomoran referensi di manual dan prosedur Anda.

Lampiran A – Panduan Penggunaan

• A.5.2: panduan baru tentang budaya anti penyuapan.
• A.8.3.1: panduan baru tentang konflik kepentingan.

Apa Artinya bagi Dokumen SMAP Anda?

Secara praktis, hampir semua organisasi perlu memperbarui:

1. Matriks referensi klausul di manual SMAP (terutama karena 6.3 baru dan 10.1/10.2 bertukar).
2. Kebijakan anti penyuapan dan uraian peran Fungsi Anti Penyuapan.
3. Analisis konteks dan pihak berkepentingan dengan aspek perubahan iklim.
4. Prosedur konflik kepentingan dan formulir deklarasi.
5. Prosedur pengelolaan perubahan SMAP.
6. Program pelatihan dan kesadaran, termasuk untuk mitra bisnis.
7. Checklist internal audit berbasis klausul baru.

Butuh Bantuan Memetakan Perubahan Klausul ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com dapat membantu menyusun matriks perbandingan klausul yang disesuaikan dengan dokumen SMAP Anda, melakukan gap analysis, dan merevisi dokumen agar siap menghadapi audit transisi ISO 37001:2025.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi lembaga sertifikasi internasional mengenai perubahan ISO 37001:2025. Untuk kepastian bunyi klausul, selalu rujuk teks resmi ISO 37001:2025 atau SNI ISO 37001:2025 dari BSN.

Banyak organisasi pemegang sertifikat ISO 37001:2016 masih mengira masa transisi ke ISO 37001:2025 berlangsung tiga tahun, seperti kebiasaan pada revisi standar ISO lainnya. Kenyataannya, untuk ISO 37001 masa transisinya hanya dua tahun — dan tenggatnya sudah sangat dekat.

Artikel ini merangkum timeline resmi transisi, menghitung sisa waktu yang realistis, dan menjelaskan apa yang terjadi jika organisasi terlambat.

Dasar Aturan: IAF MD 30:2025

International Accreditation Forum (IAF) menerbitkan dokumen wajib IAF MD 30:2025 – Transition Requirements for ISO 37001:2025 pada 10 Oktober 2025. Dokumen ini mengikat badan akreditasi anggota IAF dan lembaga sertifikasi yang mereka akreditasi, sehingga berlaku seragam di berbagai negara — termasuk lembaga sertifikasi yang beroperasi di Indonesia di bawah akreditasi Komite Akreditasi Nasional (KAN) maupun badan akreditasi asing.

Sejak 1 Januari 2026, IAF telah digantikan oleh Global Accreditation Cooperation Incorporated (Global ACI). Dokumen IAF yang masih berlaku, termasuk IAF MD 30:2025, tetap dapat diakses melalui daftar dokumen transisi Global ACI hingga digantikan dokumen setara.

Karena perubahan di ISO 37001:2025 dinilai terbatas, IAF memilih periode transisi dua tahun sejak tanggal terbit standar, bukan tiga tahun.

Timeline Transisi ISO 37001:2025

• 28 Februari 2025 — ISO menerbitkan ISO 37001:2025.
• 10 Oktober 2025 — IAF menerbitkan IAF MD 30:2025 yang mengatur transisi.
• Akhir 2025 – awal 2026 — badan akreditasi menilai kesiapan lembaga sertifikasi untuk mengaudit versi 2025. Di Indonesia, SNI ISO 37001:2025 juga ditetapkan BSN sekitar akhir 2025.
• 31 Agustus 2026 — sertifikasi awal (initial certification) wajib menggunakan ISO 37001:2025. Sertifikasi baru ke versi 2016 sudah tidak dilayani.
• 28 Februari 2027 — akhir masa transisi. Seluruh sertifikat ISO 37001:2016 tidak lagi sah dan akan dibekukan atau dicabut oleh lembaga sertifikasi.

Perlu dicatat, sebagian lembaga sertifikasi menerapkan batas internal yang lebih awal — misalnya berhenti mengaudit versi 2016 sama sekali jauh sebelum tenggat akhir. Karena itu, cek kebijakan lembaga sertifikasi Anda masing-masing.

Berapa Sisa Waktu Anda?

Per Oktober 2026, sisa waktu menuju 28 Februari 2027 sekitar empat setengah bulan. Angka ini terlihat cukup, tetapi mari hitung mundur secara realistis:

1. Keputusan sertifikasi oleh lembaga sertifikasi butuh waktu setelah audit selesai, apalagi jika ada ketidaksesuaian yang harus ditutup terlebih dahulu.
2. Penutupan temuan (corrective action) untuk ketidaksesuaian mayor biasanya membutuhkan beberapa minggu.
3. Audit transisi harus dijadwalkan, sementara slot auditor menjelang tenggat cenderung penuh.
4. Internal audit dan tinjauan manajemen berbasis versi 2025 harus sudah dilakukan sebelum audit eksternal.
5. Penerapan dan pembuktian persyaratan baru membutuhkan waktu agar rekamannya tersedia.

Artinya, organisasi yang belum memulai gap analysis pada Oktober 2026 sebenarnya sudah berada di zona merah.

Apa yang Terjadi Jika Terlambat?

• Sertifikat tidak berlaku. Setelah 28 Februari 2027, sertifikat ISO 37001:2016 dibekukan atau dicabut, berapa pun sisa masa berlaku yang tercantum.
• Harus mengulang dari awal. Organisasi yang sertifikatnya gugur umumnya perlu menempuh sertifikasi awal penuh (tahap 1 dan tahap 2) terhadap ISO 37001:2025 — lebih mahal dan lebih lama dibanding audit transisi.
• Kehilangan peluang bisnis. Tender pemerintah, BUMN, dan perusahaan multinasional kerap mensyaratkan sertifikat SMAP yang masih berlaku.
• Risiko reputasi. Bagi instansi publik dan BUMN, status sertifikasi SMAP sering menjadi bagian dari indikator tata kelola dan integritas.

Langkah Darurat Jika Anda Belum Memulai

1. Hubungi lembaga sertifikasi minggu ini — kunci jadwal audit transisi dan tanyakan persyaratan dokumen yang mereka minta.
2. Lakukan gap analysis kilat fokus pada klausul baru: 4.1–4.2, 5.1.3, 6.3, 7.2.2.1 e, 7.3, dan 8.4.
3. Prioritaskan bukti penerapan — deklarasi konflik kepentingan, rekaman sosialisasi, dan notulen komitmen manajemen.
4. Latih tim inti dan auditor internal agar internal audit bisa segera dilaksanakan.
5. Gunakan pendampingan konsultan bila kapasitas internal terbatas, untuk memastikan pekerjaan berjalan paralel dan tepat sasaran.

Butuh Bantuan Mengejar Tenggat Transisi ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com menyediakan program percepatan transisi ISO 37001:2025: gap analysis, revisi dokumen, pelatihan upgrade dan internal audit, hingga pendampingan audit transisi. Hubungi kami sekarang agar sertifikat SMAP Anda tetap aktif melewati 28 Februari 2027.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan IAF MD 30:2025 serta publikasi badan akreditasi dan lembaga sertifikasi internasional. Ketentuan detail dapat berbeda antarlembaga sertifikasi; selalu konfirmasi dengan lembaga sertifikasi Anda.

ISO 37001:2025 diterbitkan oleh ISO pada Februari 2025 sebagai edisi kedua standar Sistem Manajemen Anti Penyuapan (SMAP), menggantikan ISO 37001:2016. Bagi organisasi yang sudah bersertifikat, upgrade bukan lagi pilihan: sertifikat versi 2016 akan kehilangan keabsahannya setelah 28 Februari 2027.

Kabar baiknya, perubahan di versi 2025 tergolong terbatas — sebagian besar berupa penyelarasan struktur dan penegasan topik yang sebelumnya tersirat. Namun “terbatas” bukan berarti bisa diabaikan. Auditor akan mencari bukti nyata bahwa persyaratan baru sudah dijalankan, bukan hanya ditulis ulang di manual. Artikel ini menyajikan peta jalan upgrade yang bisa langsung Anda ikuti.

Apa Itu Upgrade ISO 37001:2025?

Upgrade (sering juga disebut transisi) adalah proses menyesuaikan SMAP yang sudah berjalan berdasarkan ISO 37001:2016 agar memenuhi seluruh persyaratan ISO 37001:2025, lalu membuktikannya melalui audit transisi oleh lembaga sertifikasi. Di Indonesia, standar ini juga telah diadopsi oleh Badan Standardisasi Nasional (BSN) sebagai SNI ISO 37001:2025, sehingga instansi pemerintah dan BUMN yang menerapkan SMAP berbasis SNI berada dalam arus transisi yang sama.

Gambaran Singkat Perubahan yang Harus Diakomodasi

Sebelum menyusun rencana kerja, pahami dulu apa saja yang perlu disentuh. Secara ringkas, ISO 37001:2025:

• Mengadopsi Harmonized Structure (HS) terbaru, termasuk penggunaan istilah “interested parties” dan pertukaran urutan klausul 10.1 dan 10.2.
• Memasukkan pertimbangan perubahan iklim pada klausul 4.1 dan 4.2.
• Menambah klausul baru 5.1.3 Budaya Anti Penyuapan beserta definisinya di klausul 3.
• Menambah klausul baru 6.3 Perencanaan Perubahan.
• Mempertegas pengelolaan konflik kepentingan, termasuk kewajiban personel melaporkannya (7.2.2.1 e).
• Menata ulang klausul 7.3 Kesadaran, dengan sub-bagian khusus pelatihan untuk mitra bisnis.
• Mengganti istilah “anti-bribery compliance function” menjadi “anti-bribery function”.
• Menyebut merger dan akuisisi sebagai area yang perlu dicakup kontrol non-keuangan (8.4).

8 Langkah Upgrade ISO 37001:2016 ke ISO 37001:2025

1. Bentuk Tim Transisi dan Tetapkan Penanggung Jawab

Tunjuk koordinator — idealnya dari Fungsi Anti Penyuapan — dan libatkan perwakilan SDM, pengadaan, keuangan, legal, serta sekretariat manajemen. Tetapkan target tanggal audit transisi sejak awal dan mundurkan jadwal kerja dari tanggal itu.

2. Pelajari Standar Baru Secara Langsung

Pastikan tim memegang dokumen resmi ISO 37001:2025 atau SNI ISO 37001:2025. Ringkasan dari internet berguna sebagai pengantar, tetapi interpretasi klausul harus merujuk teks standar. Pelatihan transisi singkat sangat membantu mempercepat pemahaman tim inti.

3. Lakukan Gap Analysis

Bandingkan setiap persyaratan versi 2025 dengan dokumen dan praktik yang berjalan. Catat statusnya: sudah terpenuhi, perlu penyesuaian kecil, atau belum ada sama sekali. Hasil gap analysis menjadi dasar rencana tindakan.

4. Revisi Dokumen Inti SMAP

Dokumen yang hampir selalu perlu diperbarui antara lain: manual/pedoman SMAP, kebijakan anti penyuapan, analisis konteks organisasi dan pihak berkepentingan, register risiko penyuapan, prosedur konflik kepentingan, prosedur pengelolaan perubahan, prosedur rekrutmen, serta materi pelatihan. Jangan lupa mengganti seluruh penyebutan “Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan” sesuai istilah baru.

5. Terapkan Persyaratan Baru dalam Praktik

Ini langkah yang paling sering terlewat. Auditor tidak cukup melihat prosedur; mereka ingin melihat rekaman. Contohnya: deklarasi konflik kepentingan yang sudah diisi, notulen rapat manajemen yang membahas budaya anti penyuapan, atau catatan perencanaan perubahan ketika ada restrukturisasi.

6. Lakukan Sosialisasi dan Pelatihan

Seluruh personel perlu memahami perubahan yang relevan dengan perannya, terutama kewajiban melaporkan konflik kepentingan dan manfaat melaporkan dugaan penyuapan. Mitra bisnis berisiko tinggi juga perlu disentuh sesuai klausul 7.3 yang baru.

7. Jalankan Internal Audit dan Tinjauan Manajemen

Lakukan internal audit dengan checklist berbasis ISO 37001:2025, tindak lanjuti temuannya, lalu selenggarakan tinjauan manajemen yang membahas hasil transisi. Kedua rekaman ini akan diminta oleh auditor eksternal.

8. Ajukan Audit Transisi ke Lembaga Sertifikasi

Audit transisi umumnya dapat digabungkan dengan audit surveilans atau resertifikasi, atau dilakukan sebagai audit khusus. Koordinasikan jadwalnya sedini mungkin karena slot auditor menjelang tenggat biasanya padat. Ketentuan resminya diatur dalam dokumen transisi IAF MD 30:2025.

Kenapa Harus Dimulai Sekarang?

• Waktu tinggal sedikit. Per Oktober 2026, tersisa sekitar empat bulan sebelum sertifikat versi 2016 tidak lagi berlaku.
• Butuh waktu untuk menghasilkan bukti. Rekaman penerapan tidak bisa dibuat dalam semalam.
• Tindak lanjut temuan. Jika audit transisi menghasilkan ketidaksesuaian, organisasi butuh waktu untuk menutupnya sebelum keputusan sertifikasi.
• Risiko tender dan reputasi. Sertifikat yang kedaluwarsa dapat menggugurkan kelayakan di tender maupun kerja sama dengan mitra yang mensyaratkan SMAP.

Butuh Bantuan Konsultan untuk Upgrade ISO 37001:2025?

Tim Konsultan ISO – sertifikat-iso.com siap mendampingi perusahaan maupun instansi Anda mulai dari gap analysis, revisi dokumen, pelatihan transisi dan internal audit, hingga pendampingan saat audit transisi — agar upgrade selesai tepat waktu sebelum tenggat 28 Februari 2027. Hubungi kami untuk konsultasi awal.

Catatan: artikel ini disusun berdasarkan publikasi terbaru dari lembaga sertifikasi dan badan akreditasi internasional. Untuk kepastian resmi, selalu rujuk teks ISO 37001:2025/SNI ISO 37001:2025 dan ketentuan lembaga sertifikasi Anda.